“Ödemem nerede?” sorusu, tedarikçiyle ilişkinin en çok yıprandığı noktadır. Çoğu zaman sorun ödeme isteğinde değil, ondan önceki kontrollerdedir: fatura siparişle eşleşmemiştir, mal girişi kaydedilmemiştir ya da onay birinin gelen kutusunda beklemektedir. Bu yazıda tedarikçi ödeme sürecinin nasıl kurulduğunu anlatıyoruz.
Üçlü eşleştirme nedir?
Üçlü eşleştirme, bir faturanın ödenmeden önce iki belgeyle karşılaştırılmasıdır: sipariş ve mal/hizmet girişi (irsaliye). Üçü birbirini tutuyorsa ödeme sırasına girer.
Kontrol edilen üç şey vardır: miktar (sipariş edilen ile gelen aynı mı), fiyat (anlaşılan ile faturalanan aynı mı) ve koşullar (vade, iskonto, navlun). Bu üç kontrol yapılmadan ödenen faturalar, fazla ödemenin en yaygın sebebidir.
Süreç nasıl işler?
- Sipariş onaylanır ve tedarikçiye iletilir.
- Mal veya hizmet teslim alınır, giriş kaydedilir.
- Fatura gelir, sipariş ve girişle eşleştirilir.
- Fark varsa itiraz kaydı açılır, tedarikçiyle netleşene kadar ödeme bekler.
- Eşleşme tamamsa ödeme onayına düşer ve vadeye göre ödeme planına girer.
Akışın sitedeki karşılığı: tedarikçi ödeme süreçleri ve fatura yönetimi.
En sık karşılaşılan tıkanmalar
Mal girişi geç kaydediliyor. Depo teslim almış ama kayıt birkaç gün sonra giriliyorsa, fatura eşleşmez ve ödeme sebepsiz bekler.
Fatura kime gideceği belli değil. Muhasebeye gelen fatura, hangi birimin siparişi olduğu bilinmediği için gezinmeye başlar.
İtiraz kaydı tutulmuyor. Fiyat farkı telefonda konuşulur, kimse yazmaz; aynı fark bir sonraki faturada tekrar gelir.
Vade takibi kişisel. Ödeme günü birinin ajandasındaysa, o kişi izne çıktığında aksar.
Fark (itiraz) yönetimi nasıl kurulur?
Faturayla sipariş tutmadığında ne olacağı önceden tanımlı olmalıdır. Aksi halde fatura masada bekler, tedarikçi arar, kimse sahiplenmez.
İşleyen kurgu şudur: fark tespit edildiğinde itiraz kaydı açılır, sorumlusu ve termini belirlenir, tedarikçiyle yazışma bu kaydın altında toplanır. Çözülene kadar fatura ödeme planına girmez ama görünürlüğünü de kaybetmez. Ay sonunda “kaç fatura itirazda bekledi, ortalama kaç günde çözüldü” sorusunun cevabı buradan çıkar.
Tedarikçiye ne kazandırır?
Süreç tanımlı olduğunda tedarikçi “ödemem nerede” diye aramak yerine, faturasının hangi aşamada olduğunu öğrenebilir hale gelir: eşleşme bekliyor, itiraz var, ödeme planında. Bu şeffaflık, pazarlık masasında da işinize yarar.
İçeride kazanılan ise zamandır. Muhasebe ekibi fatura arayarak değil, istisnalarla ilgilenerek çalışır.
Hangi göstergeler izlenir?
Dört sayı yeterlidir: faturanın gelişinden ödeme onayına geçen süre, ilk seferde eşleşen fatura oranı, itirazlı fatura sayısı ve vadesinde ödenen fatura oranı. İlk seferde eşleşme oranı düşükse sorun ödeme tarafında değil, sipariş ve giriş disiplinindedir.
Ölçümü kurduktan sonra iyileştirme kendiliğinden hedef bulur; tahminle değil veriyle konuşulur.
Nakit akışıyla ilişkisi
Ödeme süreci düzene girdiğinde ilk fark edilen şey, nakit planlamasının kolaylaşmasıdır. Onaylanmış ama henüz ödenmemiş faturalar görünür olduğunda, önümüzdeki haftaların yükü tahmin değil veridir.
Tahsilat tarafıyla birlikte bakıldığında tablo tamamlanır: ne zaman ne girecek, ne zaman ne çıkacak. Alacak tarafını tahsilat yönetimi sayfasında ele aldık.
ERP ile ilişkisi
Fatura kaydı ve muhasebeleştirme ERP tarafında kalır. Süreç tarafı, kaydın öncesindeki kontrolü ve onayı yönetir: eşleştirme, itiraz, ödeme onayı ve vade takibi. İkisi birlikte çalıştığında ERP’deki kayıt, arkasındaki kararın izini de taşır.
Yaklaşımın tamamı için süreç danışmanlığı sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Üçlü eşleştirme her fatura için gerekli mi? Hizmet alımları gibi irsaliyesi olmayan kalemlerde ikili eşleştirme (sipariş ve fatura) yeterlidir. Mal alımlarında üçlü eşleştirme fazla ödemeyi engelleyen en etkili kontroldür.
e-Fatura kullanıyoruz, yine de süreç gerekir mi? e-Fatura belgenin iletim biçimidir; onay, eşleştirme ve itiraz yönetimi ayrı bir akıştır. e-Fatura bu adımların yerini almaz, girdisini sağlar.
Tedarikçi ödeme süreci ne kadar sürede kurulur? Kapsama göre değişir. Tek bir satınalma kaleminde başlayan bir kurulum genelde birkaç hafta içinde canlı kullanıma geçer, ardından diğer kalemler eklenir.
Ödeme sürecinizdeki beklemeyi görünür hale getirelim. Röntgen görüşmesi alın.