SÜREÇ YÖNETİMİ
Fatura Yönetimi
Gelen faturayı kayıttan onaya, muhasebeye kadar tek akışta takip edin; sipariş ve irsaliyeyle eşleştirin, tam denetim izi bırakın.
Ücretsiz Görüşme Planlayın →Gelen faturayı onaydan kayda kadar takip edin
Gelen faturalar çoğu yerde masadan masaya dolaşır, kimin onayladığı ve hangisinin ödendiği karışır. PysFlow faturayı kaydeder, siparişle eşleştirir, onaya sokar ve muhasebeye kadar takip eder.
Kayıt
Fatura sisteme girer, bilgileri okunur.
Eşleştirme ve onay
Sipariş/irsaliye ile eşleşir, yetkililer onaylar.
Muhasebe
Onaylı fatura kayda ve ödemeye hazır hale gelir.
Tipik Kazanımlar
Fatura süreci dijitalleşince tipik olarak ne değişir?
Aşağıdakiler gerçek müşteri sonuçları değildir; bu süreç PysFlow’a alındığında tipik olarak görülen iyileşmeyi anlatan örneklerdir.
Hizmet firması · Muhasebe & finans
Faturalar e-postada ve masada; onay için elden dolaşıyor, hangi fatura nerede belirsiz.
Fatura kaydı → eşleştirme → yetkili onayı → muhasebe, tek akışta ve kayıtlı.
Onaylar günlerden saatlere iner, mükerrer/kayıp fatura azalır, e-Fatura uyumlu iz kalır.
Örnek Vaka Analizi
Kaybolan fatura, geciken kapanış
Aşağıdaki senaryo ve rakamlar; sürecin PysFlow öncesi ve sonrası işleyişini anlatmak için hazırlanmış, gerçek hayata uygun temsili bir örnektir.
PysFlow’dan önce
Gelen faturalar e-posta ekinde ve masalarda dolaşıyor, ay sonu kapanış hep geç yapılıyordu.
- Muhasebe uzmanı Gamze faturaları e-posta ekinden tek tek indiriyor, bazıları gözden kaçıyordu.
- Fatura hangi siparişe ait, tutar tutuyor mu diye satınalmadan Okan’a tek tek soruluyordu.
- Onay bekleyen fatura birinin gelen kutusunda kalınca ödeme ve kapanış gecikiyordu.
- Ay sonu her seferinde kâbusa dönüyor, eksik fatura son anda ortaya çıkıyordu.
PysFlow ile
Her fatura kayda girip siparişe eşleşiyor ve onay akışında ilerliyor.
- Fatura tek yerden kayda giriyor; ilgili sipariş veya irsaliyeye otomatik eşleşiyor.
- Tutar veya miktar tutmayan faturalar öne çıkıyor; Gamze ve Okan aynı ekranda görüyor.
- Onay akışı sistemde; bekleyen fatura kimsenin masasında kaybolmuyor.
- Ay sonu kapanış hızlanıyor; eksik fatura sürprizi bitiyor.
Bu senaryoda ulaşılan örnek sonuçlar
Gerçek müşteri, gerçek sonuç
Faturalar eşleşmeden ilerlemiyor, kapanış hızlanıyor
Gerçek müşteri geri bildirimi ve projesidir; firma adları gizlilik gereği paylaşılmaz. Tüm referanslar →
Sektör Bağımsız · Gerçek Deneyim
Birlikte çalıştığımız sektörlerden bazıları
PysFlow sektör bağımsız çalışır — düzenli tekrar eden, onaydan geçen ve iz bırakması gereken her iş bu yapıya girer. Bugüne kadar farklı ölçek ve sektörlerden birçok kurumla çalıştık.
Müşteri gizliliği gereği firma adları paylaşılmamaktadır.
Neler değişir?
- Sipariş–irsaliye–fatura eşleştirme
- Onay akışı ve yetki kontrolü
- e-Fatura/e-Arşiv uyumu
- Muhasebe/ERP entegrasyonu
- Tam denetim izi
Kimler için?
Düzenli fatura alan her yerde: muhasebe, finans, satınalma. Tedarikçi ve fatura hacmi arttıkça elle takip zorlaşır.
PysFlow farkı
Faturanız hangi onaydan geçecek, hangi siparişle eşleşecek — bunu sisteminize göre kurar, muhasebenizle konuşturur ve ekibi alıştırırız.
Faturalar masada değil, tek akışta ilerlesin.
Ücretsiz Görüşme Planlayın →İlgili süreçler: Tedarikçi Ödeme · Satınalma Onay · Tüm Süreçler
Sık sorulan sorular
Gelen faturalar sisteme nasıl kaydediliyor ve onaya düşüyor?
Fatura; tedarikçi, tutar, ilgili sipariş ve masraf kalemi bilgisiyle sisteme girilir ve tanımlı onay akışına otomatik düşer. Böylece faturalar klasörlerde ve e-postalarda kaybolmadan, tek akışta ilerler.
Fatura, sipariş ve irsaliye eşleştirmesi yapılabiliyor mu?
Evet. Fatura ilgili satınalma siparişi ve mal kabul/irsaliye ile eşleştirilir; tutar veya miktar uyuşmazlıkları onay öncesinde işaretlenir. Bu, hatalı veya fazla ödemeyi kaynağında engeller.
Mükerrer (çift) fatura girişleri engelleniyor mu?
Evet. Sistem, aynı tedarikçi ve fatura numarasına ait kayıtları kontrol ederek olası mükerrer girişleri uyarır. Yanlışlıkla iki kez ödeme riski belirgin biçimde azalır.
Fatura onay akışı ve yetkileri nasıl tanımlanıyor?
Kimin, hangi tutara kadar fatura onaylayacağı yetki matrisinde tanımlanır ve sistemce uygulanır. Limiti aşan faturalar otomatik olarak bir üst onaycıya yükselir; süreç kurallı ve tutarlıdır.
Vadesi yaklaşan ödemeler hatırlatılıyor mu?
Evet. Onaylanan faturaların vade tarihleri takip edilir ve ödeme günü yaklaştığında finans ekibine hatırlatma düşer. Gecikme faizi ve tedarikçiyle gereksiz gerginlik önlenir.
E-Fatura / E-Arşiv düzeniyle uyumlu çalışıyor mu?
Evet. Süreç, e-fatura ve e-arşiv kayıtlarınızla uyumlu biçimde kurulur; faturalar dijital olarak işlenir ve arşivlenir. Kâğıt ve manuel takip yükü azalır.
Mevcut muhasebe programımızla (Logo, Mikro vb.) entegre mi?
Evet. PysFlow fatura onay ve takibini mevcut muhasebe/ERP sisteminizin üzerine kurar; onaylanan fatura verileri bütünleşik ilerler. Amaç sistemi değiştirmek değil, akışı ve görünürlüğü eklemektir.
Bir faturanın hangi aşamada olduğu görülebiliyor mu?
Evet. Her faturanın durumu (girildi, onayda, onaylandı, ödendi) ve o an kimde beklediği tek ekrandan izlenir. “Bu fatura ödendi mi?” sorusu tahmin olmaktan çıkar.
Denetim için geriye dönük kayıt ve iz tutuluyor mu?
Evet. Kim, hangi faturayı, ne zaman, hangi gerekçeyle onayladı — tümü değiştirilemez biçimde kayıtlıdır. Mali denetim ve olası incelemelerde tam iz sunulabilir.
Fatura onay süresi ve gecikmeler ölçülüyor mu?
Evet. Ortalama onay süresi, adım bazında bekleme ve en çok darboğaz yaratan aşama raporlanır. Böylece süreç düzenli olarak ölçülüp iyileştirilir.