Satınalma onayı, çoğu şirkette en çok şikâyet edilen ama en az yazıya dökülen süreçtir. Talep e-postayla gider, onay sözlü verilir, sipariş aciliyete göre açılır. Sonra “bu alımı kim onayladı?” sorusu geldiğinde kimse net cevap veremez. Bu yazıda talepten siparişe uzanan akışın nasıl kurulacağını ve yetki matrisinin nasıl tasarlanacağını anlatıyoruz.
Satınalma onay süreci nedir?
Onay süreci, bir satınalma talebinin hangi aşamalardan geçerek siparişe dönüşeceğini tanımlar. Tipik akış şudur: talep açılır, bütçe kontrolü yapılır, tutara göre yetkili kişiye düşer, onaylanır veya gerekçeyle reddedilir, onaylanan talep siparişe dönüşür.
Bu akışın yazılı olması, bürokrasi yaratmak için değil, tam tersi içindir: kimin neye karar verebileceği net olduğunda talep gereksiz kademelerde beklemez.
Yetki matrisi nedir, nasıl kurulur?
Yetki matrisi, hangi tutarın kim tarafından onaylanacağını gösteren tablodur. Genelde üç boyutu olur: tutar aralığı, masraf türü (sarf, yatırım, hizmet) ve birim.
Basit bir örnek: belirli bir tutara kadar birim yöneticisi; onun üzerinde ilgili direktör; belirli bir eşiğin üzerinde genel müdür onayı. Yatırım harcamalarında ek olarak mali işlerin görüşü aranır.
Matrisi tasarlarken üç şeye dikkat edin: kademeler az olsun, her kademenin vekili tanımlansın, istisnalar da yazılsın. Vekil tanımı olmayan bir matris, ilk izin döneminde tıkanır.
Talep formunda hangi alanlar olmalı?
Eksik talep, onay süresini uzatan en sessiz sebeptir. Talebi açan kişi ne istediğini biliyordur ama onaylayan kişi için aynı şey geçerli değildir.
Asgari alanlar şunlardır: talep eden birim, ihtiyaç gerekçesi, miktar ve birim, tahmini tutar, ilgili bütçe kalemi, ihtiyaç tarihi ve varsa teknik şartname eki. Gerekçe alanı özellikle önemlidir; “neden gerekli” sorusunun cevabı yazılı olduğunda onay, karşılıklı mesajlaşmaya gerek kalmadan verilir.
Onay süresini uzatan tipik hatalar
- Her talebin aynı zincirden geçmesi — 500 liralık sarf malzemesi ile yatırım harcamasının aynı yolu izlemesi.
- Onaycının kim olduğunun talep anında belli olmaması.
- Bütçe kontrolünün en sonda yapılması; onaylar tamamlandıktan sonra bütçe yok denmesi.
- Eksik bilgiyle açılan talepler: teknik şartname, miktar veya teslim tarihi olmadan gönderilen istekler.
- Reddin gerekçesiz verilmesi; talebin aynı eksikle tekrar açılması.
Teklif karşılaştırma nereye oturur?
Belirli bir tutarın üzerindeki alımlarda birden fazla teklif almak yaygın bir kuraldır. Bu kural, tekliflerin nerede saklandığı tanımlı değilse kâğıt üzerinde kalır.
Teklifler talebin ekinde tutulduğunda iki fayda doğar: karar gerekçesi denetimde hazırdır ve aynı tedarikçiden önceki alımın fiyatı kolayca görülür. Tedarikçi tarafını tedarikçi ödeme süreçleri sayfasında anlattık.
Akış devreye alındığında ne değişir?
En görünür değişiklik, bekleme süresinin ölçülebilir hale gelmesidir. Talebin hangi kademede kaç gün beklediği görünür olunca tartışma kişiselleşmekten çıkar.
Referanslarımızdaki bir yapı ve tedarik firmasında, e-posta ve ıslak imzayla yürüyen onaylar yetki matrisine bağlı tek akışa taşındığında ortalama onay süresi 4 günden 1,5 güne indi. Vakanın tamamı referanslar sayfasında.
Bütçe kontrolü nereye konur?
Bütçe kontrolü onay zincirinin sonunda değil, başında olmalıdır. Talep açıldığı anda ilgili bütçe kaleminin kalan tutarı görünüyorsa, onaycı kararını bilgiyle verir ve sonradan iptal edilen onay sayısı düşer.
Bütçe tarafını ayrıca bütçe ve harcama yönetimi sayfasında ele aldık.
ERP’si olan şirketlerde kurgu
ERP kullanan şirketlerde akış genelde şöyle kurulur: talep ve onay süreç tarafında yürür, onaylanan talep siparişe dönüştüğünde kayıt ERP’ye geçer. Böylece ERP’de sipariş ve fatura kaydı, süreç tarafında ise kararın geçmişi durur.
Bunun için ERP değiştirmek gerekmez; nedenini bu sayfada anlattık. Sürecin kendi sayfası ise satınalma onay süreçleri.
Sık sorulan sorular
Yetki matrisinde kaç kademe olmalı? Mümkün olan en az kademe. Çoğu şirket için tutar bazlı üç kademe yeterlidir; her ek kademe onay süresini uzatır ve sorumluluğu belirsizleştirir.
Acil alımlar akışın dışında mı kalmalı? Hayır, ama hızlı bir yol tanımlanmalıdır. Acil alımlar için kısaltılmış bir zincir ve sonradan kayıt zorunluluğu belirlenirse, istisna süreci bozmaz.
Küçük şirketlerde de gerekli mi? Belirleyici olan çalışan sayısı değil, talebin kaç elden geçtiğidir. Yirmi kişilik bir firmada da satınalma kararı birden fazla kişiye dokunuyorsa akış işe yarar.
Satınalma onaylarınız nerede bekliyor, birlikte bakalım. Röntgen görüşmesi alın.