Satınalma Onay Süreçleri

Talep; ihtiyaç gerekçesi, tahmini tutar, bütçe kalemi ve aciliyet bilgisiyle tek bir formdan açılır. Sistem, tutara ve kategoriye göre doğru onay zincirini otomatik belirleyip talebi ilk onaycıya anında iletir. Böylece “bunu kime göndereceğim?” belirsizliği ve dağınık e-posta trafiği ortadan kalkar.

Kim, hangi kategoride, hangi tutara kadar onay verebilir — hepsi bir yetki matrisinde tanımlanır ve sistem tarafından uygulanır. Limiti aşan talepler otomatik olarak bir üst onaycıya yükselir. Yetki değişiklikleri merkezî yönetilir; kişiye özel istisnalar da kayıt altına alınır.

Evet. Her talebin anlık durumu (açık, onayda, onaylandı, reddedildi, siparişe döndü) ve o an kimde beklediği tek ekrandan görülür. Geciken onaylar renkli uyarı ve otomatik hatırlatmayla öne çıkar; “nerede kaldı?” sorusu tahmin olmaktan çıkar.

Talep açılırken ilgili bütçe kalemi ve kalan bakiye görünür; bütçeyi aşan talepler ya engellenir ya da özel onaya yönlendirilir. Böylece bütçe aşımı harcama gerçekleştikten sonra değil, öncesinde fark edilir ve önlenir.

Hayır. PysFlow, onay ve talep akışını mevcut ERP’nizin üzerine kurar; onaylanan talep siparişe döndüğünde veriler ERP ile bütünleşik ilerler. Amacımız sistemi değiştirmek değil; sürecin akışını, kaydını ve görünürlüğünü mevcut altyapınıza eklemek.

Hayır. Tüm onay adımları tek akışta yürür; e-posta zincirlerine ve ıslak imza turlarına gerek kalmaz. Onaycı izinde veya uygun değilse vekâlet devri tanımlanabilir, böylece talep tek bir kişinin masasında takılıp kalmaz.

Evet. Bir talebe birden fazla teklif eklenebilir; fiyat, teslim süresi ve koşullar yan yana görünür, seçim gerekçesi kayıt altına alınır. Bu hem daha iyi bir satınalma kararı hem de denetimde savunulabilir bir tercih anlamına gelir.

Evet. Kim, neyi, ne zaman ve hangi gerekçeyle onayladı ya da reddetti — tümü değiştirilemez biçimde kayıtlıdır. İç denetim, dış denetim veya olası bir uyuşmazlıkta talebin tüm geçmişi eksiksiz ve iz-hazır olarak sunulabilir.

Evet. Onaycılar bekleyen talepleri mobil cihazdan görüp onaylayabilir; acil alımlar yönetici masasına dönene kadar beklemez. Bu, özellikle çok lokasyonlu ve sahada çalışan ekiplerde onay süresini belirgin biçimde kısaltır.

Ortalama onay süresi, adım bazında bekleme, bütçe/kural dışı alım oranı ve en çok darboğaz yaratan adım gibi metrikler raporlanır. Böylece süreç sezgiyle değil rakamla yönetilir ve düzenli olarak iyileştirilir.

Süreç karmaşıklığına göre değişmekle birlikte, tipik bir satınalma onay akışı analizden canlı kullanıma birkaç hafta içinde alınır. Önce mevcut süreç ve yetkiler analiz edilir, ardından akış tasarlanıp mevcut sisteminiz üzerinde devreye alınır ve ekip kısa bir uyum sürecinden geçer.